E-Fatura Nedir?

E-Fatura, Türkiye’de vergi mükelleflerinin elektronik ortamda düzenledikleri ve ilettikleri faturaları ifade eder. Kâğıt faturaların yerine geçen bu elektronik belgeler, vergi işlemlerini dijitalleştirerek işletmelerin zaman tasarrufu yapmalarını sağlar. E-Fatura’nın avantajları arasında kağıt tüketiminin azalması, işlem süreçlerinin hızlanması, hata oranlarının düşmesi ve vergi denetimlerinin kolaylaşması yer alır. Türkiye’de mükellefler belirli kriterlere göre E-Fatura düzenlemek zorundadırlar ve bu düzenlemeler Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre yapılmalıdır.

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-Arşiv Fatura, Türkiye’de vergi mükelleflerinin elektronik ortamda düzenleyip, alıcılarına ilettikleri faturalardır. E-Arşiv Fatura, E-Fatura ile benzerlik gösterir ancak farklı uygulama alanları bulunur.

E-Arşiv Fatura’nın özellikleri şunlardır:

Gönderim Yeri: E-Arşiv Fatura, belirli durumlarda E-Fatura ile benzerlik gösterse de, tüketicilere veya diğer mükelleflere iletilmez. Bu fatura türü, genellikle bireysel tüketici yerine işletmeler arası işlemlerde kullanılır.

Zorunluluk: Türkiye’de belirli ölçütleri karşılayan işletmeler E-Arşiv Fatura düzenlemek zorundadır. Bu ölçütler genellikle E-Fatura için belirlenen kriterlerden daha esnektir ve genellikle yıllık ciro miktarına dayanır.

Belge Saklama ve Düzenleme: E-Arşiv Fatura da diğer elektronik fatura türleri gibi, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara göre düzenlenir ve saklanır. Elektronik ortamda oluşturulan bu faturalar, GİB’in izlenebilirlik ve denetim süreçlerini kolaylaştırır.

Kâğıt Fatura Alternatifi: E-Arşiv Fatura, kağıt faturaların tamamen elektronik ortamda yerine geçen bir alternatif olarak görülür. Bu sayede kağıt tüketimi azalır, işlemler daha hızlı ve güvenli bir şekilde yapılır.

Özetle, E-Arşiv Fatura Türkiye’de vergi mükellefleri tarafından elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan, belirli işlem sınırlamalarına tabi olan bir fatura türüdür. Bu düzenleme, vergi işlemlerinin dijitalleştirilmesi ve yönetiminin kolaylaştırılması amacı taşır.

E-Fatura Kimlere Kesilir ve İletilir?

E-Fatura, Türkiye’de vergi mükellefi olan işletmeler tarafından elektronik ortamda kesilir ve iletilir. Aşağıda E-Fatura’nın kimlere kesildiği ve iletilme süreci hakkında detaylar bulunmaktadır:

E-Fatura Kesme Yükümlülüğü

Mükellef Grupları: E-Fatura, aşağıdaki vergi mükellefi grupları tarafından kesilir ve iletilir:

Gelir Vergisi Kanunu kapsamında ticari kazançları nedeniyle gelir veya kurumlar vergisi mükellefi olanlar.

Katma Değer Vergisi Kanunu kapsamında mükellefiyeti bulunanlar.

Zorunlu olarak E-Fatura düzenleme yükümlülüğüne tabi olanlar (ciro veya işlem miktarı gibi kriterlere göre belirlenir).

İstisnalar: Bazı durumlarda vergi mükellefleri, özellikle gelir veya kurumlar vergisi mükellefleri, E-Fatura düzenleme zorunluluğundan muaf olabilirler. Bu durumlar genellikle Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kriterlere göre değerlendirilir.

E-Fatura İletme Süreci

Elektronik Ortam: E-Fatura, vergi mükellefleri tarafından özel bir yazılım veya Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanmış bir Elektronik Fatura Uygulama Sağlayıcısı (EFUS) aracılığıyla elektronik ortamda düzenlenir.

İletim: Düzenlenen E-Faturalar, EFUS veya mükellefin kendi entegre yazılımı kullanılarak, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun olarak alıcıya iletilir. Alıcılar bu faturaları Gelir İdaresi Başkanlığı’nın Merkezi Fatura Portalı üzerinden görüntüleyebilirler.

Kağıt Fatura: E-Fatura, kağıt ortamda alıcıya iletilmez. Ancak alıcılar, elektronik olarak aldıkları E-Fatura bilgisini kendi sistemlerinde kağıt olarak saklayabilirler.

E-Fatura düzenleme ve iletim süreçleri, vergi işlemlerinin dijitalleşmesi ve otomatikleştirilmesi açısından işletmelere çeşitli avantajlar sağlar. Bu süreçlerin Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde yürütülmesi önemlidir.

E-Arşiv Fatura Kimlere Kesilir ve İletilir?

E-Arşiv Fatura, Türkiye’de vergi mükellefi olan işletmeler tarafından belirli şartlar altında elektronik ortamda kesilir ve iletilir. İşte e-Arşiv Fatura’nın kesilme ve iletilme süreci hakkında detaylar:

E-Arşiv Fatura Kesme Yükümlülüğü

Mükellef Grupları: e-Arşiv Fatura, aşağıdaki vergi mükellefi grupları tarafından kesilir:

Gelir Vergisi Kanunu kapsamında ticari kazançları nedeniyle gelir veya kurumlar vergisi mükellefi olanlar.

Katma Değer Vergisi Kanunu kapsamında mükellefiyeti bulunanlar.

Yıllık brüt satış hasılatı 5 milyon TL’yi aşanlar (2023 yılı için geçerli olan sınır).

Özel Durumlar: Bazı mükellefler, belirli şartlar altında e-Arşiv Fatura düzenlemek zorunda olabilirler. Örneğin, yıllık brüt satış hasılatı 5 milyon TL’yi aşmasa bile, belirli sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler veya Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen diğer kriterlere tabi olanlar.

E-Arşiv Fatura İletme Süreci

Elektronik Ortam: e-Arşiv Fatura, vergi mükellefleri tarafından özel bir yazılım veya Gelir İdaresi Başkanlığı’nın onayladığı bir Elektronik Fatura Uygulama Sağlayıcısı (EFUS) aracılığıyla elektronik ortamda düzenlenir.

İletim: Düzenlenen e-Arşiv Faturalar, EFUS veya mükellefin kendi entegre yazılımı kullanılarak, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun olarak alıcıya iletilir. Alıcılar bu faturaları Gelir İdaresi Başkanlığı’nın Merkezi Fatura Portalı üzerinden görüntüleyebilirler.

Kağıt Fatura: e-Arşiv Fatura, kağıt ortamda alıcıya iletilmez. Alıcılar, elektronik olarak aldıkları e-Arşiv Fatura bilgisini kendi sistemlerinde kağıt olarak saklayabilirler.

E-Arşiv Fatura düzenleme ve iletim süreçleri, işletmelerin vergi işlemlerini dijital ortamda yönetmelerini sağlayarak zaman tasarrufu ve iş süreçlerinin iyileştirilmesini sağlar. Bu süreçlerin Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği kurallara uygun olarak yürütülmesi önemlidir.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Format Farkı Nedir?

E-Fatura ve e-Arşiv Fatura arasındaki format farkı, Türkiye’deki vergi mevzuatına göre belirlenen bazı teknik detaylardan kaynaklanmaktadır. İşte bu iki fatura türü arasındaki temel format farkları:

E-Fatura Formatı

XML Formatı: e-Fatura, XML (Genişletilebilir İşaretleme Dili) formatında düzenlenir ve iletilir.

Standart Şablon: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standart bir şablona göre oluşturulur. Bu şablon, fatura başlıkları, vergi mükellefi bilgileri, alıcı bilgileri, fatura kalemleri, vergi tutarları gibi zorunlu alanları içerir.

Elektronik İmza: e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın onayladığı Elektronik Fatura Uygulama Sağlayıcıları (EFUS) aracılığıyla elektronik ortamda düzenlenir ve iletilir. Her fatura EFUS tarafından dijital olarak imzalanarak güvenlik sağlanır.

Özel Fatura Numarası: Her e-Fatura için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından verilen özel bir fatura numarası bulunur. Bu numara, faturanın benzersizliğini ve takip edilebilirliğini sağlar.

E-Arşiv Fatura Formatı

PDF Formatı: e-Arşiv Fatura, genellikle PDF formatında düzenlenir ve iletilir. Ancak, e-Arşiv Fatura’nın aslında elektronik bir belge olduğu unutulmamalıdır; yani, PDF sadece görsel bir temsilidir.

Görüntü İmzası: e-Arşiv Fatura, gönderim aşamasında belge üzerinde görüntülenen bir imza taşır. Bu imza, belgenin doğruluğunu ve bütünlüğünü sağlamak için kullanılır.

Kağıt Ortam İçin Gerekli: e-Arşiv Fatura, alıcı tarafında genellikle PDF formatında gönderilir ve alıcılar bu PDF’i kendi sistemlerinde saklar veya gerektiğinde kağıt ortamda kullanır.

Genel Farklar ve Benzerlikler

Elektronik Fatura: Her iki fatura türü de kağıt fatura yerine geçer ve vergi mevzuatının belirlediği kurallara göre düzenlenir.

Denetim ve Takip: Her iki fatura türü de Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından denetlenebilir ve takip edilebilir.

Bu format farklılıkları, faturaların düzenlenme ve iletilme süreçlerinde teknik detayların nasıl işlediğini ve hangi yöntemlerin kullanıldığını gösterir. Her iki fatura türü de vergi mevzuatının gerektirdiği şekilde düzenlenmeli ve saklanmalıdır.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

E-Fatura ve e-Arşiv Fatura, Türkiye’de vergi mükellefi olan işletmeler tarafından belirli süreçler dahilinde elektronik ortamda kesilir ve iletilir. İşte her iki fatura türünün nasıl kesildiği adımların genel bir özeti:

E-Fatura Kesme Süreci

Fatura Düzenleme Yazılımı: Vergi mükellefi olan işletmeler, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın onayladığı bir Elektronik Fatura Uygulama Sağlayıcısı (EFUS) aracılığıyla veya kendi entegre yazılımları üzerinden E-Fatura düzenleme işlemlerini gerçekleştirirler.

Fatura Bilgileri Girme: E-Fatura düzenleme sürecinde, fatura başlıkları, satıcı ve alıcı bilgileri, fatura kalemleri (ürün veya hizmetlerin detayları), vergi oranları, vergi tutarları gibi zorunlu alanlar doldurulur. Bu bilgiler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre oluşturulur.

Elektronik İmza: Her E-Fatura düzenlendiğinde, EFUS tarafından faturaya elektronik olarak bir dijital imza eklenir. Bu imza, faturanın güvenliğini ve bütünlüğünü sağlar.

Gönderim: Düzenlenen E-Fatura, EFUS veya mükellefin kendi entegre yazılımı aracılığıyla Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun olarak alıcıya iletilir. Alıcılar, bu faturaları Gelir İdaresi Başkanlığı’nın Merkezi Fatura Portalı üzerinden görüntüleyebilirler.

E-Arşiv Fatura Kesme Süreci

Fatura Oluşturma: Vergi mükellefi olan işletmeler, genellikle kendi iç sistemlerinde veya Gelir İdaresi Başkanlığı’nın onayladığı özel yazılımlar aracılığıyla e-Arşiv Fatura düzenleme işlemlerini gerçekleştirirler.

PDF Oluşturma: e-Arşiv Fatura, genellikle PDF formatında oluşturulur. Bu PDF belgesi, faturanın görsel bir temsilidir ve üzerinde düzenlenen bilgiler görüntülenir.

Görüntü İmzası Ekleme: e-Arşiv Fatura, gönderim aşamasında belge üzerinde görüntülenen bir imza taşır. Bu imza, belgenin doğruluğunu ve bütünlüğünü sağlamak için kullanılır.

Gönderim: Oluşturulan e-Arşiv Fatura, genellikle PDF formatında alıcıya iletilir. Alıcılar bu PDF belgesini kendi sistemlerinde saklayabilir veya gerektiğinde kağıt ortamda kullanabilirler.

Her iki fatura türünde de kesme süreci, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği teknik ve yasal standartlara uygun olarak yürütülmelidir. Bu süreçlerin düzenli ve doğru şekilde gerçekleştirilmesi, vergi mevzuatına uygunluk açısından önem taşır ve işletmelerin vergi işlemlerini dijital ortamda yönetmelerini sağlar.

Her İki Fatura Türünde De Mali Mühür ve Zaman Damgası Kullanımı Gerekli Mi?

Her iki fatura türü olan E-Fatura ve e-Arşiv Fatura için mali mühür ve zaman damgası kullanımı farklılık gösterir:

E-Fatura için Mali Mühür ve Zaman Damgası

Mali Mühür: E-Fatura düzenleme işlemlerinde mali mühür kullanımı zorunludur. Mali mühür, faturanın elektronik olarak imzalanması ve doğruluğunun sağlanması amacıyla kullanılır. Elektronik Fatura Uygulama Sağlayıcıları (EFUS) tarafından sağlanan mali mühürler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanmış olmalıdır.

Zaman Damgası: E-Fatura düzenleme işlemlerinde zaman damgası da kullanılır. Zaman damgası, belgenin belirli bir tarihte ve saate kadar değişmediğini doğrular. Bu da faturanın içeriğinin sonradan değiştirilmediğini ve geçerli olduğunu gösterir.

E-Arşiv Fatura için Mali Mühür ve Zaman Damgası

Mali Mühür: e-Arşiv Fatura düzenleme işlemlerinde mali mühür kullanımı gerekli değildir. Ancak, e-Arşiv Fatura’nın gönderildiği anın ve bütünlüğünün korunması için belge üzerinde görüntü imzası bulunur.

Zaman Damgası: e-Arşiv Fatura düzenleme işlemlerinde de zaman damgası kullanımı gerekli değildir. Fatura PDF olarak gönderildiğinde, PDF’in tarih ve saat bilgileri üzerinden işlem yapılır.

Genel Olarak

E-Fatura: Elektronik imza (mali mühür) ve zaman damgası kullanımı zorunludur. Bu, faturanın güvenliğini ve doğruluğunu sağlar.

E-Arşiv Fatura: Görüntü imzası bulunur ve zaman damgası kullanımı gerekli değildir. Ancak, belgenin gönderim anı ve bütünlüğü, gönderim aşamasında sağlanır.

Her iki fatura türünde de belgelerin doğruluğunu ve güvenliğini sağlamak için belirli güvenlik önlemleri bulunmaktadır. Vergi mükellefleri, bu kurallara uygun olarak fatura düzenleme ve iletim işlemlerini gerçekleştirmelidirler.

E-Fatura Ve E-Arşiv Faturanın Kullanım Zorunlulukları Ve Kapsamları Nelerdir?

E-Fatura ve e-Arşiv Fatura’nın kullanım zorunlulukları ve kapsamları, Türkiye’de vergi mevzuatı çerçevesinde belirlenmiştir. Her iki fatura türü de vergi mükellefleri tarafından belirli şartlar altında kullanılması gereken elektronik fatura çeşitleridir. İşte detaylı açıklamaları:

E-Fatura Kullanım Zorunlulukları ve Kapsamı

Kullanım Zorunluluğu: Türkiye’de E-Fatura kullanımı, belirli kriterleri karşılayan vergi mükellefleri için zorunludur. 2023 yılı itibarıyla yıllık brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler ile özel sektörde kamu ihalelerinde yer alan firmalar E-Fatura düzenlemek zorundadır.

Kapsam: E-Fatura, ticari işlemler sonucunda düzenlenen tüm faturaları kapsar. Yani, işletmelerin müşterilere yaptığı satışlar, hizmet sunumları veya diğer ticari faaliyetler sonucunda çıkan tüm faturalar E-Fatura olarak düzenlenir.

Avantajlar: E-Fatura kullanımı, kağıt tüketimini azaltır, işlem süreçlerini hızlandırır, hata oranlarını düşürür ve vergi denetimlerini kolaylaştırır. Ayrıca, vergi mükelleflerine zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.

E-Arşiv Fatura Kullanım Zorunlulukları ve Kapsamı

Kullanım Zorunluluğu: e-Arşiv Fatura kullanımı, yıllık brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzerinde olmayan ancak ticari faaliyetleri nedeniyle vergi mükellefiyeti bulunan işletmeler için zorunlu değildir. Ancak belirli sektörlerde faaliyet gösteren ve E-Fatura kullanma zorunluluğu olmayan mükellefler e-Arşiv Fatura düzenlemek zorunda olabilirler.

Kapsam: e-Arşiv Fatura, genellikle E-Fatura kullanma zorunluluğu olmayan işletmelerin ticari işlemler sonucunda düzenledikleri faturaları kapsar. Bu faturalar, vergi mükellefleri arasındaki işlemler için geçerlidir ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre düzenlenir.

Özellikler: e-Arşiv Fatura, genellikle PDF formatında düzenlenir ve alıcıya PDF olarak iletilir. Kağıt ortamda alıcıya verilmemekle birlikte, alıcılar PDF’i saklayabilir veya gerektiğinde yazdırabilir.

Her iki fatura türü de Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen teknik standartlara uygun olarak düzenlenmeli ve saklanmalıdır. Vergi mükellefleri, fatura düzenleme işlemlerini yasal gerekliliklere uygun olarak gerçekleştirmekle sorumludur.

Özel Entegratör İle Kesilen E-Fatura Sistemde Ne Kadar Süre Saklanmaktadır?

Özel entegratör aracılığıyla kesilen E-Fatura, Türkiye’deki vergi mevzuatına göre belirli bir süre boyunca saklanmak zorundadır. Saklama süresi ve bu süreye ilişkin detaylar şu şekildedir:

Saklama Süresi: E-Fatura ve e-Arşiv Fatura, düzenlendikleri tarihten itibaren 10 yıl boyunca saklanmak zorundadır. Bu süre, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) Vergi Usul Kanunu’na göre belirlediği bir yükümlülüktür.

Belge Saklama Ortamı: Faturaların saklanması, elektronik ortamda yapılabilir. Bu elektronik ortam, mükellefin kendi bilgi işlem sistemi veya özel entegratör tarafından sağlanan bir sistem olabilir. Belgenin orijinal hali veya elektronik kopyası, belge üzerinde herhangi bir değişiklik yapılmadan saklanmalıdır.

Denetim ve İstisnalar: Vergi incelemesi veya denetimi sırasında Gelir İdaresi Başkanlığı, vergi mükelleflerinden bu süreye uygun olarak fatura ve diğer belgeleri isteyebilir. Ayrıca, bazı özel durumlar ve istisnalar da Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenebilir.

Özetle, özel entegratör aracılığıyla kesilen E-Fatura da diğer tüm vergi belgeleri gibi 10 yıl boyunca saklanmak zorundadır. Bu süre, vergi mükelleflerinin yasal yükümlülüklerine ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın denetim ve incelemelerine hazır olmalarını sağlar.